La importancia del control interno en las organizaciones
Por: Daniel Rojas Trigos
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¿Qué tan importante es el control interno en las empresas? ¿Por qué va tan ligado con la auditoría?
Este es un tema importante dentro de las organizaciones, pero también es un asunto un tanto incomprendido. En auditoria lo que necesitas para hacer bien tu trabajo y dar ese valor agregado en el servicio tan útil a las organizaciones, es comprender cómo funcionan las empresas. ¿Y cómo funcionan las empresas? A través del control interno, es decir, cuáles son sus procesos, cómo se realizan, quien los realiza y de cómo los tienen documentados.
Hay una cierta similitud entre empresas y personas. Las personas tenemos un sistema inmunológico que nos cuida para no enfermar, pero cuando falla acudimos al médico para saber qué tan grave es la enfermedad, y en que falló mi sistema inmunológico, así el médico nos da indicaciones para corregir la falla y poder recuperarme. El control interno sería algo parecido al sistema inmunológico para las empresas, porque les ayuda a conocer bien sus procesos y mejorarlos, identificar y mitigar riesgos, Si tienes un buen sistema inmunológico, estás sano.
Para la auditoría, ¿por qué es importante el control interno? Para el auditor es muy importante conocer los procesos, entenderlos, mapearlos, revisarlos y, si hay alguna falla, comunicarla y proponer como resolverla. La auditoría no solamente se debe enfocar en la parte contable, si bien es también importante, al final, es donde se reflejan todos los procesos: las compras, las ventas, etc.
| Todo por escrito
El control interno tiene que estar por escrito, bien establecido, pero no es algo que se practique en las organizaciones de una manera integral. El 90% de las empresas en México son pymes y negocios familiares, y los fundadores o las cabezas empezaron seguramente su negocio como algo muy natural, muy empírico. Nos ha tocado ver muchas cosas; tenemos algunos clientes a los que les hemos ayudado desde documentar sus políticas y procesos, hasta con los planes de sucesión para las próximas generaciones.
Entonces, una de las claves del éxito y supervivencia de las empresas está en el proceso de la transmisión del conocimiento del negocio, que esté por escrito, debidamente documentado y que lo conozcan los miembros de las organizaciones. Si una empresa que está funcionando bien, porque el dueño la opera, en algún momento se quedara sin esa cabeza, los empleados solo conocerían lo que hacen día a día e ignorarían la operación completa, conocería solo su área, las relaciones con los proveedores, como gestionar las cuentas con clientes, la logística, y como todas las áreas están relacionadas. Esa empresa acabaría muriendo porque no habría ocurrido transmisión del conocimiento.
| Un buen control interno se traduce en múltiples beneficios
Lo mismo sucede a la inversa, toda la parte operativa funciona bien, pero si un día se van todos y se tiene que contratar personal nuevo, la curva de aprendizaje exigiría mucho tiempo, dinero y esfuerzo. Ahora bien, si se tienen las políticas y los procedimientos, a una persona sin experiencia en el puesto normalmente le llevaría unos tres meses aprender el proceso e incluso identificar oportunidades de mejora.
Y es cuando se está haciendo una auditoria y no se encuentran esos procesos documentados o esos controles internos, resulta muy complejo y debemos identificar controles clave para la auditoría. Eso nos da mayor entendimiento y la oportunidad de presentar a la administración lo que falta por documentar, y desarrollar un plan de trabajo a fin de comenzar a establecer una cultura de control interno.
Justo estas oportunidades de mejora en los procesos que identificamos durante la auditoria es el valor agregado que ofrecemos. A los clientes les gusta recibir ese feedback más enfocado en su negocio y procesos y esto genera muchas sinergias. Nosotros ayudamos a mejorar las empresas en todos los aspectos y no solo realizamos auditorias; hacemos observaciones sobre cómo se encuentra toda la organización, y presentamos una serie de opciones a seguir para mejorar el funcionamiento de la empresa. No solo somos auditores, nuestro papel ya también es ser consultores, nos volvemos socios estratégicos de las compañías, tratando de dar apoyo en todo el camino. AN
Daniel Rojas Trigos es gerente senior de De Anda, Torres, Gallardo y Cía., representante en México de Moore Global Network Limited.
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