PREPARA TU NEGOCIO COMO SI LO FUERAS A VENDER
Sistematizar los procesos de tu emprendimiento será clave pera hacerlo crecer o replicarlo.
Por: Sofía Barrero
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En el siglo XVII Sir Peter Lely, retratista inglés, fue de los primeros “emprendedores” en tener una visión de crecimiento al sistematizar su negocio (un taller de pintura), “duplicando” su servicio como pintor. Se volvió tan famoso que llegó a ser el artista de cabecera de la corona inglesa de su tiempo, muy conocido por los retratos barrocos de las bellezas de Windsor.
Tuvo que abrir un taller con colaboradores, para darse abasto. En lugar de sufrir y agotarse trabajando sobre pedido –como muchas veces nos sucede a muchos de nosotros, cuando el negocio depende exclusivamente del talento propio– tuvo la brillante idea de subcontratar a otros pintores para que lo ayudaran a completar los servicios que le solicitaban.
¿Te imaginas cómo podría “clonarse” el servicio de un pintor? Pareciera casi imposible, porque depende del talento de una persona. Y así muchos emprendedores, profesionistas, empresarios piensan que su negocio es único y que nadie puede sustituirlos. Es no es verdad, y vamos a ver por qué.
El secreto del éxito y crecimiento de tu negocio está en sistematizar el know how, y en documentar los procesos de años de experiencia, que es precisamente uno de los pilares de los famosos modelos de negocios llamados franquicias.
Lely diseñó e implementó un sistema que le permitió dedicarse a lo que sabía hacer mejor: pintar los rostros de sus clientas, dejando el resto a su equipo de pintores.
¿Cuántas veces no te ves empantanado en la operatividad de tu negocio? ¿Cuántas tienes que repetir una acción o actividad que te drena el tiempo que pudieras replicar tu equipo? ¿Cuántas te ha interrumpido tu equipo por no saber qué sigue pues tú eres el único o la única que sabe el know how de tu negocio, que además, es una información que solo tienes en tu cabeza?
Si Sir. Lely se hubiera puesto a pintar todos los detalles del cuadro como por ejemplo el atuendo de sus clientas y el fondo de la ambientación, habría invertido la mayor parte de su tiempo fuera de su zona de genialidad: dibujar rostros. Si se hubiera quedado en el hacer, y no hubiera diseñado un sistema y delegado, la única opción habría sido trabajar más, sin poderse despegar del taller ni para comer.
¿Te identificas con esta situación? Que te pierdes en detalles que te sacan de tu verdadero core business. Y así como tú podrías sentirte reflejado, la gran mayoría de emprendedores que no le dan valor o no saben como documentar sus procesos de trabajo y de conocimiento ganado por años, por falta de visión, “por falta de tiempo”, que, si se lo dedicaran, podrían crecer, sea que decidieran volver su negocio una franquicia o no.
Sistematizar, hacer procesos, es la base del éxito de cualquier negocio, y, sin embargo, en mi calidad de consultora de negocios de 10 clientes, nueve no los hacen, por dedicarse a la operatividad del día a día.
Sir Lely dedicó tiempo a diseñar y enumerar plantillas para que sus clientas escogieran los detalles secundarios de los cuadros. Cuando terminaba el rostro, se lo pasaba a alguien del equipo para que se completara un tipo template del resto del cuerpo numerado. Era el amo de las pinturas numeradas o sistematizadas.
Su negocio fue exitoso porque se dedicó a lo que le gustaba a su cliente: la interpretación del rostro, el resto no importaba mucho. Y porque fue capaz de enfocarse en lo que mejor le salía, pudo hacer miles de pinturas mientras sus contemporáneos sólo podían cientos.
Es claro, que, aunque Sir Lely no sabía de emprendimiento, fue pionero de una de las bases de toda franquicia: hacer sistemas del know how. Y es de lo que vamos a platicar.
Este modelo de negocio se caracteriza por ser un concepto exitoso y probado. Con permanencia en el mercado y con una propuesta única de valor.
Muchas de las grandes corporaciones de hoy fueron pequeños negocios en sus inicios. Y crecieron así porque hay un emprendedor con una visión completa, que supo crear un buen equipo y documentar sus sistemas por escrito para todas las actividades que se realizan, desde cómo responder la llamada de un cliente, la manera de hacer sus juntas y dar seguimiento; el cómo actuar frente a las crisis o cómo festejar un ascenso, buscando constantemente la forma de mejorar y automatizar todos los procesos.
De esta manera se aseguran muchas cosas: cómo poderlo reproducir y/o vender sin que dependa de nadie. Esta es de las mejores formas para ganar realmente dinero con los negocios: brindar continuamente un buen servicio independientemente de quién lo ofrezca y de la forma más automatizada posible.
“El verdadero negocio de los emprendedores es el negocio de crear empresas rentables sin que dependa de ellos para después reproducirlas y/o venderlas”, nos dice Miguel Angel Jiménez, de Pyme Coach. “Una interesante estadística de a mediados de los años noventa, demostraba que mientras el 80% de los pequeños negocios cerraban antes del quinto año, el 75% de las franquicias sobrevivían en el mismo periodo.
¿Cuál es la diferencia? Que una franquicia bien estructurada ha sido probada en el mercado y tiene sistemas por escrito de todo lo que hay que hacer y cómo hay que hacerlo para que cualquier persona con un breve entrenamiento pueda hacer que el negocio funcione.
Independientemente si estás pensando en franquiciar tu negocio o no, es muy importante que siempre le des orden y estructura como si te lo fueran a comprar. Nunca sabes quien estaría interesado en tu fórmula secreta. ¡Documenta todo! Si das un servicio, identifica los procesos clave y secundarios que te permitirán una vida empresarial más fácil. Existen todo tipo de procesos: administrativos, operativos, financieros, de difusión, de atención a clientes, de contratación, de marketing, de diseño, de cultura organizacional, etc.
Esto se traduce en redactar manuales donde puedas plasmar tu know how, posteriormente transmitirlo tu equipo y ser una empresa altamente eficiente.
Te doy un ejemplo de un pequeño sistema de procesos básicos para mejorar la experiencia de tu cliente con tu servicio. Se requiere te pongas en modo metódico para descibir todo el proceso y luego implementarlo.
Todo este circuito es un proceso de atención a cliente que debes documentar para que tu equipo siga tu ejemplo de manera fácil y ordenada. Además, otro beneficio será que podrás ir midiendo la mejora continua una vez que ya está en papel.
¡Los procesos bien planeados y ejecutados son la magia de tu negocio!
Si no me crees, te sugiero leas un libro viejito pero bonito llamado Las 7 claves de éxito de Disney, de Tom Connellan donde nos revela un poco del secreto de su éxito de este parque de diversiones, desde hace décadas.
Uno cree que su negocio es único, pero todo puede ser sistematizado. Si un pintor del siglo XVII lo hizo tú también puedes ahorra tiempo, hacer lo mejor que sabes hacer y tener un respiro.
Alguna vez un asesor me dio uno de los mejores consejos: desarrolla tu negocio como si lo fueras a vender, a franquiciar. Independientemente de si estás interesado en hacer este sistema de negocio, todos los que emprendemos necesitamos hacerlo fácil y replicable.
Si Sir Lely viviera, ¿qué diría de la sistematización de tu negocio?
Si necesitas apoyo para preparar tu negocio como si lo fueras a vender contáctame: @introsphera
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